Kaidah Menyusun dan Mengelola Naskah Kedinasan

Bagi mereka yang berkecimpung dalam dunia pemerintahan, konsep penyusunan naskah dinas adalah sesuatu hal yang sudah melekat dalam aktivitas keseharian. Naskah Dinas merupakan informasi tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi kedinasan yang digunakan/dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan pemerintahan. Naskah dinas ada dalam setiap detak jantung mulai dari surat perintah tugas sampai dengan surat pemutusan hubungan kerja (kalu ada sih). Akan tetapi karena sudah merupakan kebiasaan, terkadang bertabrakan dengan kaidah baku sesuai peraturan. Kebiasaan dianggap peraturan, alih-alih membiasakan peraturan.

Menyusun dan mengelola naskah dinas boleh dikatakan gampah-gampang susah. Kondisinya kurang lebih (harusnya) sama dengan konsep penyusunan naskah akademik yang mana banyak orang sudah mempelajari di bangku sekolah. Menilik kepada fungsinya sebagai media komunikasi tertulis yang punya peran strategis, penulisan naskah dinas harus berpatokan kepada kaidah-kaidah standar demi menghindari terjadinya mismunikasi ataupun putus komunikasi. Beberapa kaidah standar yang harus diperhatikan dalam menyusun dan mengelola naskah dinas antara lain asas efektif-efisien, baku, berkaitan dan cepat-tepat. Selain itu asas yang tak bisa dilupakan adalah asas keamanan.

Sebagian naskah dinas termasuk kedalam kategori produk hukum, diantaranya naskah-naskah berupa peraturan dan keputusan-keputusan. Untuk itu dibutuhkan penyusunan naskah dinas yang tidak menimbulkan penafsiran beragam/ multi tafsir. Berkaitan dengan hal tersebut, penyelenggaraan naskah dinas harus mengedepankan ketelitian, kejelasan, singkat-padat dan logis-menyakinkan. Secara garis besar penulisan naskah dinas harus mengacu kepada sistem ejaaan yang sudah dibakukan, bagi yang lupa pelajaran Bahasa Indonesia waktu di bangku sekolah dasar bisa di baca/cari lagi Permendiknas yang mengatur tentang EYD. Mas Google tau tu dimana letaknya.

Terakhir, beberapa prinsip diatas mungkin akan sangat berat untuk dilaksanakan dan terbiasakan secara total oleh kita orang timur yang terbiasa dengan bahasa tulis dan bahasa lisan yang berputar-putar penuh pengantar, sampai lupa apa/siapa yang diantar. Hal berbeda terjadi pada masyarakat barat yang terbiasa dengan kaidah “to the point” and “ straigth forward”. Mereka di negara-negara barat yang sudah maju (ada loh negara barat yang gak maju) merupakan kebiasaan untuk mengutarakan sesuatu secara langsung kepada inti/pokok permasalahan. Tidak ada salahnya kita belajar satu mata kuliah lagi, akan arti penting sebuah perbedaan.

www.maszoom.blogspot.com dari beberapa sumber terpercaya