Tips Menyusun Pelaporan yang Ideal, Kunci Menuju Kesuksesan Pelaksanaan Kegiatan

Ilustrasi Laporan_net

Dalam dunia birokrasi kita tidak akan terlepas dari kegiatan penyusunan pelaporan. Pelaporan  ini merupakan perwujudan tanggung jawab dari pelaksanaan kegiatan. Awam dipahami bahwa dalam pelaksanaan kegiatan di dunia birokrasi dimulai dari perencaaan yang diikuti dengan pelaksanaan, dan pelaporan. Selain itu dalam pelasaanaan kegiatan tersebut juga diiringi dengan monitoring dan juga evaluasi.

Laporan pelaksanaan kegiatan adalah wajib untuk segera dibuat dan disampaikan kepada pejabat yang  memberikan perintah tugas. Laporan pelaksanaan kegiatan paling tidak memuat informasi/data yang dikumpulkan dari hasil pelaksanaan kegiatan. Selanjutnya laporan ini akan dikelola dan diatur sehingga dapat digunakan secara optirnal dalam upaya monitoring dan evaluasi serta peningkatan kinerja dimasa yang akan datang.

Dalam penyusunan laporan, Informasi yang disajikan harus memperhatikan banyak hal, dengan beberapa diantaranya adalah :

•  Laporan disajikan secara jelas dan sistematis;

• Data dan informasi dalam laporan harus akurat, aktual dan faktual dengan didasarkan pada hasil pelaksanaan kegiatan dilapangan dan memungkinkan untuk diverifikasi oleh pihak yang berkepentingan;

•  Laporan disusun secara fokus pada tujuan kegiatan, dengan meminimalisir data/ informasi yang tidak berkaitan yang berpotensi  membingungkan dan mengurangi kejelasan dan manfaat dari laporan tersebut;

• Laporan tidak memuat pendapat, pandangan dan asumsi secara pribadi dari para personel yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan;

• Laporan harus didukung dengan data dan atau bukti akurat dan faktual;

• Laporan apabila memungkinkan perlu didukung dengan dokumen lain seperti foto, berita acara, peta.

 Untuk mendapatkan laporan yang baik dan berkualitas perlu didukung dengan teknik penulisan dan tata naskah yang standar mengacu kepada kaidah yang sudah baku. Beberapa tips untuk memperoleh laporan yang baik, perlu digunakan gaya penulisan sebagai berikut :

• Laporan ditulis secara sederhana, dengan sebisa mungkin menghindari bahasa dan pemilihan kata (diksi) yang sulit dimengerti;

• Sebisa mungkin memilih padanan kata yang sudah  ada sebagai bentuk kecintaan kepada Bahasa Indonesia (misalnya memilih unduhan daripada download, mangkus daripada efektif);

• Gunakan bahasa aktif bukan pasif (misalnya mengambil sampel, bukan sampel diambil);

•  Usahakan agar isi laporan disampaikan secara singkat dan langsung kepada pokok permasalahan;

• Hindari pengulangan kata secara berlebihan, apabila tdak memungkinkan dapat diakali dengan mencari sinonim/kata dengan arti yang sama; terakhir dan tidak kalah penting

• Perbaiki dan koreksi isi laporan secara cermat, tips dalam hal ini adalah dengan membaca dari kalimat terakhir laporan bergerak menuju ke bagian awal.

www.maszoom.blogspot.com

adaptasi dari beberapa sumber